由于外贸行业大部分销售活动基于邮件的特殊性，对于外贸企业来说，最好的解决办法是在处理日常邮件同时实现客户相关信息的自动归档，由于客户使用的微软OUTLOOK不具备企业级的业务管理功能，而使众多企业使用以下的解决办法:
1，仅仅依靠outlook管理个人的邮件，联系人，日程和任务，却无法集成，不能形成公司层面的数据统一管理和共享;
2.使用客户化的邮件管理系统并加上小型通用CRM系统，但业务人员同时使用2-3个系统(OUTLOOK,邮件管理系统，CRM系统)增加了操作人员大量的工作负担，并不是一个有效的解决办法，也很难进行系统的升级和扩展;
都不能很好的解决根本问题。
微软CRM是微软公司在2003年1月发布的CRM解决方案，设计原则的重点之一即卓越的集成性，凭借微软CRM和微软邮件服务器Exchage间的集成，微软CRM将电子邮件，联系方式，约会安排，计划任务功能与Outlook集成在一起。通过自动识别和关联客户相关的各类型的邮件，而将邮件自动归档。
力点CRM是力点公司在2001年8月发布的CRM解决方案，充分考虑了国内广大中小企业的实际情况，在力点CRM系统中集成了邮件客户端收发功能，也可以选择与微软的OUTLOOK EXPRESS集成，并将电子邮件于客户档案、联系记录、日程安排等功能无缝结合，根据电子邮件地址自动识别和关联客户，自动进行邮件归档。
下面，我们简单介绍下力点CRM软件中的邮件功能：
邮件的发送同样会自动关联到客户并记录在联系记录里。同时支持个性化群fa邮件、支持定时发送邮件、支持自动回复转发、支持邮件模板、支持邮件签名和广告、支持短信回复等。
