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给正在创业的CEO九条忠实意见敲响年底做业务的警钟

时间管理——聪明使用工作时间

日期: 2007年12月13日

利用宝贵的时间同时做一种以上的事情,是否能够增加总生产力?

答案是不一定。财星杂志报导,研究显示,当一个人同时在做的事情简单而且熟悉的时候,在不同的工作之间转换,不需要花费太大的心力,
因此能够同时完成两件事情,总生产力增加,例如,边讲电话边操作洗衣机。

然而,当同时在做的事情复杂而且不熟悉的时候,总生产力则不见得会增加。这是为什么,边讲电话边开车常会发生意外,因为两件事都只获得了驾驶的部份注意力,当其中一件事所需要的注意力突然升高时,驾驶会来不及应付。

既然同时做一种以上的事情,不见得能够解决时间不够用的问题,忙碌的现代上班族,还有什么方法能够善用宝贵的工作时间?专家建议从以下五个方向着手:

1.把开会的次数尽量减到最低。许多调查显示,大多数的人都认为,开会非常浪费时间,因此开会时,必须小心不让会议变成时间杀手。例如,讨论内容一定要和开会的目的有关、准时开始也准时结束、除非有人的太太今天是预产期,否则一律要求所有与会者关掉行动电话、手提电脑等,以专注于会议上。

2.当科技的主人,而不是仆人。现今的科技产品,大部份都可以被设定成不打扰人的状态,学会如何使用,才能让科技帮忙节省时间,而不是浪费时间。例如,学会设定电子邮件自动回覆功能,通知来信者稍候会尽快回覆他们,为自己争取一段不受打扰的工作时间。

3.给自己一段时间。每天为自己空出一个小时,不接电话、不收电子邮件,也不跟别人交谈,可以全心思考和计画。这个小时最好安排在一大早,才不会因为太忙碌而没有落实执行。

4.向别人说不。这样做虽然不容易但是却很必要,才能让自己把工作焦点放在设定的目标上。另外,做工作计画时,也要将私生活纳入考量,忽视私生活的人,比较容易无法负荷工作上的压力。

5.大刀删减工作。调查显示,一个人每天平均会浪费二0%的时间在没有生产力的事物上。检视手上等待处理的事项清单,对于事业生涯没有长期影响的事项,立刻删掉或者授权给别人去做。

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