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利用CRM系统和客户保持联络

日期: 2007年7月21日

编者按:利用力点CRM软件可以很好的帮助您和客户保持联系,收发邮件、短信,联系记录的管理,业务细节的忠实记录,以及个人社会关系的资源共享等等让您工作轻松更优秀。)

保持联络!但是,你怎么保持? 

想像下列情境:你的老板突然要你研究一下汽车行业,以便对于下星期的商务拜访进行沙盘推演。问题是你对汽车业并不熟悉,而从网络上能找到的资料却通常非常浮面,这时候你该怎么做?

如果能有个熟悉汽车行业的人可以让你咨询,或许你能够在很短时间内解决疑惑,掌握最关键的精随。翻开大本的名片簿,里面躺了将近三百张名片。满头大汗的寻找,却找不出任何跟汽车行业有关的人。

这样的场景每天在办公室里头上演着。大部分工作者,在工作了几年以后一定会累积大量的名片。这些名片透过各种场合收集到:商务拜访,研讨会,记者会等等。

传统上,整理这些名片的方法,不外乎是用名片簿收集起来。几年下来,这些名片累积到两三百张是很正常的,超过两三百张,管理起来就很不容易,而且查询困难。

问题的重点正在于分类的方式。名片的分类方式有的人用姓氏笔划分类,有人用行业类别分类。不论哪一种方式,都各自有优缺点。但只要是使用传统的名片簿,就不可能以多重方式对名片进行分类。

结果就是这些名片等于是死的人脉。因为查询与检索不容易,所以当真正要使用的时候往往帮不上忙。加上名片上难以附加各式纪录,搞不好某人的亲戚正身处汽车行业,却因为时间久远而忘了有这回事。

此时,你需要将这些名片资料数字化。很难想像的是,你的人脉会因此而活过来,而不再只是躺在名片簿里的一张纸。

举例来说,当你真的想起名片本中某人的亲戚是汽车行业的人,但是这个某人你其实已经很久没有联络,根本也不熟,其实很不好意思请人家帮这个忙。或许因为很久没连络,打电话过去根本就已经离职。

而名片数字化的好处,最重要的在于留下对方电子邮件用户名。笔者经常会根据对方的行业别寄送一些行业讯息,等于在平日就保持一定程度的接触,不需要没事就打上三百通电话去跟每个人保持接触。

一旦寄出去的邮件被退回,往往表示对方可能离职,此时可以在第一时间与对方马上联系(公司电话或者移动电话),除了表示祝福之外,还可以取得对方最新的联络方式,真正做到「保持联系」。

名片数字化的最大好处,就是可以以多重的方式分类,因此可以用多重方式寻找资料。可以用姓氏寻找一个人,可以用行业找,也可以用工作内容找。甚至可自行定义类别,例如死党,有点熟,不太熟等。

名片数字化,会让你变成人脉中心。朋友打电话来问,有没有认识科技线的记者,马上可以给出几个名单。或者有没有认识跑欧洲的业务人员,马上可以给出几个名单。没多久大家就认为你交游广阔。

问题是名片该怎么数字化呀?其实现在每个人的电脑里面几乎都有微软的Outlook 软件本身就已经提供了良好的名片管理功能。但是只要想到必须一笔一笔把名片打字输入,就几乎会疯掉。

还好目前市面上已经出现了名片扫描仪之类的工具,小小一台扫描仪专门扫描名片,扫描完成后会自动辨识名片上的文字,转换成数字档案。辨识率无法达到100%,还是需要手动校正,但已经很节省时间。

笔者自从名片数字化以来,顿时感觉人脉管理的效率增加不少。特别是在工作繁忙的时候,还能跟几乎每个人保持一定程度的接触。唯一的困扰是,在接触的过程中有著工具无法统一的问题。

名片扫描完成后储存在专用的软件中,该软件无法发送电子邮件,必须呼叫Outlook 出来发信。有些比较熟的朋友会用 MSN或者 ICQ之类的通讯软件联络,但是所有的接触纪录却又与Outlook 无法关联。

特别是当笔者想要针对某个人,去查询跟这个人的所有接触纪录时,例如写过哪些信给他,跟他在 MSN上面聊过什么话之类的,无法以单一软件来完成查询,换言之这些接触纪录散落在各处,十分凌乱。

以上的情境已经把个人的名片管理问题,提升到数字化人脉管理的层次了。人的记忆力有限,你无法记得三百个人你曾经跟他说过什么话。但是有时候解决问题的关键,就在那些对话纪录中。

例如如果我们能够对通话纪录来搜索「汽车」两字,你可能会赫然查出,原来曾经跟某人通讯时,他曾提过他的亲戚在某汽车公司工作。你从而解决了老板交付的难题。

截至目前为止,笔者尚没有看到一个好的解决方案能符合这样的需求。往往必须在电子邮件邮箱中, MSN的通讯纪录中翻箱倒柜的寻找资料。虽然这已经比翻名片簿不知道好了几千倍,却总觉得还是不够。

名片管理,发送邮件,传送讯息,接触纪录的管理。这是个人的小型CRM系统,如果能开发出来的话绝对有其商机。不知道有没有软件公司已经看到这个商机了? (文:黄彦达)
 

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